Consigli per utilizzare al meglio le potenzialità dei fogli di calcolo

Tutti, prima o poi, avranno a che fare con i fogli di calcolo, uno dei più complessi e potenti strumenti che si possono usare su un computer in ambito lavorativo.
Questa che segue non vuole essere una guida per principianti sui fogli di calcolo, ma intende mettere in risalto quattro tipi di attività che bisogna saper fare, per essere bravi con programmi come Excel.
Microsoft Excel è sicuramente il programma più usato al mondo per creare tabelle e fogli di calcolo, ma le stesse funzioni sono disponibili anche su suite gratuite come LibreOffice e su Google Docs.

Per avere successo nel lavoro da ufficio, o almeno per rendersi la vita più facile e per promuoversi meglio nei colloqui di assunzione, bisogna diventare bravi ad usare Excel (o un programma equivalente come LibreOffice e Google Docs) e saper fare almeno le seguenti 4 attività.

1) Inserire dati velocemente usando i Form o i moduli
L'inserimento dei dati in un foglio di calcolo è il punto di partenza di qualsiasi analisi tabellare.
Tutti i principianti di Excel scrivono i dati manualmente nelle celle, ma farebbero molto prima ad usare un Form.
Il Form è un modulo auto-guidato per l'inserimento veloce dei dati nelle celle in modo da scrivere e premere Invio per passare alla cella successiva.
In Excel 2013 il pulsante del modulo è stato un po' nascosto.
Per trovarlo si deve premere sulla barra multifunzione in alto e scegliere di personalizzarla per aggiungere il pulsante dei moduli.
In altre versioni di Excel invece premere il tasto Office, andare alle Opzioni di Excel e personalizzare aggiungendo il modulo.
Una volta che si preme sul pulsante del Modulo, si può creare un form (o un modello, o una maschera di inserimento dati) scrivendo le intestazioni delle colonne.

In LibreOffice Calc si possono inserire dati con il modulo premendo sul menu Dati- > Formulario.
Prima di usarei l Formulario bisogna creare le intestazioni delle colonne in modo che poi la compilazione diventi guidata e veloce.

In Google Drive (Google Docs) i moduli sono un oggetto a se che permettono di creare sondaggi a risposte multiple da condividere online.
Si può creare un modulo dal pulsante Crea oppure si possono inserire (col menu Inserisci) all'interno di un foglio di calcolo.

2) Eseguire calcoli con funzioni e formule
Una volta inseriti i dati nelle celle, è probabile che bisogna fare un'operazione o un calcolo.
Funzioni e formule si devono scrivere nella casella di testo in alto e consentono di manipolare i dati di un foglio di calcolo, eseguire semplici operazioni matematiche, aggiungere i numeri in una colonna, fare la media o anche lavorare con oggetti del mondo reale come le date o i soldi.
Tutti i programmi di calcolo hanno il proprio set di funzioni, con alcune differenze.
In queste pagine in italiano sono raccolte tutte le formule che si possono eseguire su Excel,LibreOffice Calc e Google Drive.
Saperle a memoria tutte è impossibile, ma conoscere bene quelle che si usano di più e che servono per il proprio lavoro è fondamentale.
Per esempio alcune operazioni di base sono:
- La somma dei numeri nelle celle: =SOMMA(A1;B1) somma due numeri mentre=SOMMA(A1:A5) è la somma di tutte le celle da A1 a A5.
- =MEDIA (A1;B1) è la media di due numeri; =MEDIA(A1:A10) è la media dei numeri da A1 a A10.
Ogni formula può anche essere trovata dal menu Inserisci - Formula.
Si possono anche unire due funzioni e creare una formula come, ad esempio,=ARROTONDA((SOMMA(A1:A10));0) per arrotondare i decimali della somma dei numeri da A1 a A10.
Le funzioni possono anche essere combinati con funzioni logiche per creare formule condizionali

3) Ordinare i dati con i filtri e le tabelle pivot
Una volta inseriti i dati grezzi ed eseguite tutti i calcoli tramite le funzioni e le formule, ora bisogna creare diversi modi di visualizzarli.
Si può ordinare una serie di dati per colonna: premere CTRL-A per selezionare l'intero foglio, andare sulla scheda Dati della barra multifunzione, premere su "Ordina" e scegliere la colonna ed il criterio che può essere, ad esempio, per numero d'ordine.
Sempre dal menu Dati si possono anche inserire Filtri, ad esempio per escludere elementi duplicati.

Le tabelle Pivot sono dei filtri avanzati che servono a filtrare grandi elenchi di dati che sarebbero altrimenti impossibili da leggere.
Le tabelle pivot consentono di prendere alcune porzioni di dati per fare un riepilogo e vedere solo alcuni di essi, nascondendo il resto.
In Excel si crea la tabella Pivot dal menu Inserisci mentre in Calc di LibreOffice dal menu Dati.

4) Creare Macro per i compiti ripetitivi
Lavorare con Excel potrebbe essere molto noioso perché spesso si tratta di compiti ripetitivi.
Per evitare di fare lo stesso lavoro ogni giorno, si può creare una macro e registrare le cose che si fanno in modo che poi il computer possa farle da solo.
Le Macro sono un punto di forza di Excel mentre in Libreoffice bisogna stare attenti perché alcune Macro possono non essere compatibile con Microsoft Office.
In Excel, LibreOffice e Google Drive, è possibile creare macro più complesse con script di programmazione che richiederebbero un po' di studio.

Tutte queste funzionalità sono solo la punta dell'iceberg di Excel e degli altri programmi. Utilizzare i fogli di calcolo è un'altra professionalità e una disciplina in cui ci si può immergere molto in profondità.

04/03/2014
Fonte:
http://www.navigaweb.net